Interne und externe Faktoren

Interne und externe Faktoren für eine innovative Finanzkontrolle.

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Umwelt-System

Externe Faktoren

Interne Faktoren

Technischer Fortschritt und Digitalisierung

Ziele und Werte

Steigende Komplexität

Aufgaben

Nachhaltigkeit und Generationengerechtigkeit

Personal

New Public Management und Doppik

Methodik und Prozesse

Datenschutz und rechtliche Vorgaben

Externe und interne Kommunikation

Open Government und Transparenz

Externe Einflussfaktoren

Technischer Fortschritt und Digitalisierung

  • Die rasante Entwicklung der Technik – aktuell wie auch künftig – verändert die Rahmenbedingungen und auch die Anforderungen für den Austausch zwischen Prüfern und Geprüften.
  • Der Einsatz autonomer Prüfungssysteme nimmt zu.
  • Ein Trend zur effizienteren Verwaltung durch einheitliche IT-Struk­tur ist erkennbar.
  • Unabhängig von der eingesetzten Technik sind Vertraulichkeit, In­te­gri­tät und Verfügbarkeit der Daten und Systeme sicherzustellen. Dies gilt bei Transport, Sicherung und Kommunikation.
  • Die Erwartungshaltung der Bürger und der Adressaten der Fi­nanz­kon­trolle verändert sich aufgrund neuer digitaler Angebote.
  • Neben der Sicht nach innen (z. B. digitale Verwaltungsfachverfahren) muss auch die Sicht nach außen auf die vielen Empfänger der Ver­wal­tungsleistungen in den Vordergrund treten.
  • Um disruptive Veränderungen erfolgreich zu bewältigen, ist die Ak­zep­tanz bei den betroffenen Personen entscheidend. Dies macht ein begleitendes Veränderungsmanagement erforderlich.
  • Neue Technik steigert die Attraktivität des Arbeitsumfelds.

Konsequenzen für die Finanzkontrolle

  • Um eine vertrauliche Behandlung und Verfügbarkeit der Daten sicher­­zustellen, sind beispielsweise Cloudangebote wie „Hessen­drive“ sinnvolle Lösungen.
  • Der Einsatz von gemeinsamer Hard- und Software, ein ge­mein­sa­mes E-Mail-System und die Integration in die IT des Landes haben sich beim Hessischen Rechnungshof bewährt. Dadurch ist der Fern­zu­griff auf Daten und E-Mails der Geprüften möglich.
  • Digitalisierung bedingt: Die Verwaltung muss ihre Prozesse anpas­sen/neu entwickeln und dabei vom „Bürger her denken“. Dies gilt auch für die Prüfer: Legislative, Exekutive und die geprüfte Stelle sind – neben dem Bürger als Steuerzahler – die Adressaten der Fi­nanz­kontrolle.
  • Technik verändert Verwaltung: Die IT-Unterstützung und die verän­der­ten Prozesse in der Verwaltung führen auch zu veränderter Prüfung (siehe E-Akte, SAP, Daten „nur“ noch in Cloud, Share-Ser­vice-Center, Datenräume etc.) und zu veränderten An­for­de­run­gen an die Revisionssicherheit der Daten und Systeme!
  • Um adressatengerecht und praxisorientiert arbeiten zu können, muss die IT-Sicherheit der öffentlichen Finanzkontrolle mit der tech­nischen Entwicklung Schritt halten.
  • Auch in der Finanzkontrolle ist Digitalkompetenz aufzubauen! Zu­künf­tige Trends müssen von den Geprüften und den Prüfern erkannt werden.
  • Durch die „neue“ Technik können bereits vor der eigentlichen Prü­fung große Datenmengen automatisiert ausgewertet werden. Die Transparenz über das beabsichtigte Prüfungsthema wird ver­bes­sert. Dies ermöglicht ein zielgerichteteres Prüfen und erleichtert die Prüfungsvorbereitung. Gleichzeitig werden Prüfer und Geprüfte durch geringeren Aufwand entlastet.
  • Veränderung der Technik (HessenPC, Public-Key-Infrastruktur, Ver­schlüs­selung) führt zu einer besseren Prüfungsunterstützung.
  • Veränderte Prüfung bedeutet auch veränderte Prüfer, veränderte Methodik und neue Prüfungsfelder! So können Saldenbestätigungen, die früher manuell erstellt worden sind, bald per Blockchain erfolgen.
  • Gleichzeitig steigt die Erwartungshaltung der Verwaltung an die Prüfung. Auch die Geprüften erwarten eine moderne, zeitgemäße und damit unaufwändigere Prüfung.

Steigende Komplexität

  • Konfrontation mit zunehmender Globalisierung und Dynamik der Umwelt
  • Entscheidungen haben weitreichende Konsequenzen, sodass die Wirkungen schwer abzuschätzen sind.
  • Die steigende Komplexität erschwert Entscheidungen und erhöht den Beratungsbedarf: Die Chance etwas zu ändern, sollte genutzt werden, solange es noch möglich ist.
  • Eine interdisziplinäre Herangehensweise an Fragestellungen ist erforderlich.
  • Veränderungen als „Normalität“ begreifen und gestalten

Konsequenzen für die Finanzkontrolle

  • Geprüfter und Prüfer lernen aus Beratung. Der Prüfer kann höhere Sach- und vor allem auch Methodenkompetenz (Projekt­ma­na­ge­ment, Kommu­nikation, Mediation) entwickeln.
  • Einrichtung eines Beauftragten für Wirtschaftlichkeit in der Ver­wal­tung bei einzelnen Rechnungshöfen (z. B. Bund, Hessen, Rhein­land-Pfalz)
  • Einrichtung einer Stabsstelle zur Beratung der Nicht-Schutz­schirm­kommunen in Hessen
  • Analyse der Haushaltssituation und Erarbeitung von Hand­lungs­empfeh­lungen als Hilfe zur Selbsthilfe und als ein mögliches Be­ra­tungs­instrument
  • Gute Beratungsergebnisse erzielt man im Dialog, nicht im Monolog: Chance auf ein besseres Image des Prüfers bei Geprüftem, bei Exe­ku­tive und Legislative; höheres Vertrauen zwischen Prüfer und Ge­prüften.
  • Risiken: „Bindung“ durch die Beratung für die Zukunft – auch für spätere Prüfungen, höhere Verantwortung für Ergebnis nach Um­setzung der Empfehlungen
  • Kapazitätsgrenzen im Blick behalten
  • Ein schnelleres, interdisziplinäres und unbürokratischeres Verfahren für Prüfung und Beratung ist erforderlich!
  • Standards für eine gute Prüfung und Beratung sind: Nützlichkeit, Durchführbarkeit, Fairness, Genauigkeit
  • Mehr Teambuilding und Personalentwicklung beim Prüfer („job en­rich­ment“), dadurch ggf. höhere Motivation und höhere Attrak­ti­vi­tät des Arbeitsplatzes, Chance auf Organisationsentwicklung beim Prü­fer und beim Geprüften

Nachhaltigkeit und Generationengerechtigkeit

  • Finanzielle Nachhaltigkeit als Ausdruck der Generationen­ge­rech­tig­keit begreifen
  • Finanzielle Nachhaltigkeit/Generationengerechtigkeit ist nur ein Ele­ment („nachhaltige Städte und Gemeinde“) neben der ökologischen und der sozialen Nachhaltigkeit.
  • Nachhaltigkeit des staatlichen und kommunalen Handelns künftig stärker hinterfragen (vgl. Nachhaltigkeitsagenda 2030 der Vereinten Nationen und vgl. Informationen der Bundesregierung zur Nach­hal­tig­keitsagenda)
  • Nachhaltigkeit z. B. auch in Art. 26c der Hessischen Verfassung: Staat und Kommunen berücksichtigen bei ihrem Handeln das Prin­zip der Nachhaltigkeit, um die Interessen künftiger Generationen zu wahren. (Nachhaltigkeitsstrategie des Landes Hessen) (Bsp. § 1 Gemeindeordnung NRW); (Nachhaltigkeitssatzung der Kommunen)
  • Viele öffentliche Unternehmen haben sich verpflichtet, An­for­de­run­gen zur Nachhaltigkeit einzuhalten, z.B. Standards des Rats für nach­haltige Entwicklung

Konsequenzen für die Finanzkontrolle

  • Das Thema Nachhaltigkeit führt zu neuen und veränderten Prü­fungs­feldern für die Finanzkontrolle.
  • Bonner Erklärung der Rechnungshöfe zur Prüfung der Nach­hal­tig­keit: Diese setzt teilweise auch neue Prüfungsmaßstäbe für bis­her bereits vorhandene Prüfungsfelder.
  • Ein stärkerer Austausch innerhalb der öffentlichen Finanzkontrolle ist notwendig, um gemeinsam Standards und Maßstäbe für die Nach­haltigkeitsprüfung zu entwickeln.

New Public Management und Doppik

  • Staatsfinanzkrise in Europa offenbarte die Notwendigkeit eines re­for­mierten und harmonisierten öffentlichen Rechnungswesens.
  • Doppik stellt umfangreiche Informationen zur Lage der öffentlichen Verwaltung bereit (Transparenzerhöhung), führt zu vollständigem Schuldenausweis und verbessert das Finanzmanagement
  • EPSAS führt zu Veränderung der öffentlichen Verwaltung: der Bund und die meisten Länder sind gefordert; die Mehrzahl der Kommunen und die öffentlichen Unternehmen haben damit weniger Schwie­rig­keiten
  • Ohne Digitalisierung nicht umsetzbar: Bereitstellung aller steue­rungs­relevanten Informationen; Transparenz durch Digi­ta­li­sie­rung; Kostensenkung durch Digitalisierung angestrebt
  • Einführung einer outputorientierten Steuerung
  • Dezentrale Fach-, Budget- und Vollzugsverantwortung

Konsequenzen für die Finanzkontrolle

  • Doppik als Erfolgsfaktor für moderne Prüfung (und auch für finan­ziel­le Nachhaltigkeitsmessung)
  • Veränderte Verwaltung führt zu veränderter Prüfung!
  • Aufgrund größerer Transparenz erleichtert Doppik die Prüfung.
  • Einführung der Doppik führt zu neuen Anforderungen an das Know-how der Prüfer.
  • Es ergeben sich zum einen neue Prüfungsthemen, zum anderen neue Prü­fungsansätze.
  • Nicht nur Effizienz, sondern auch Effektivität als Prüfungsmaßstab

Datenschutz und rechtliche Vorgaben

  • Stetige Ausweitung der gesetzlichen Vorgaben in den unterschied­lichsten Bereichen (z. B. DSGVO, Vergaberecht, Baurecht)
  • Die DSGVO ist unabhängig vom deutschen Recht, sodass die EU-Kommission Weisungen erteilen kann, wie das europäische Recht ausgelegt werden soll.
  • Aufgrund der Komplexität der DSGVO stellt sich immer wieder die Frage nach deren Beachtung sowohl im beruflichen als auch im privaten Kontext.

Konsequenzen für die Finanzkontrolle

  • Neue Rechtsvorschriften eröffnen neue Prüfungsfelder für die Fi­nanz­­­kontrolle.
  • Neue Rechtsvorschriften haben elementare Bedeutung für die Um­setzung der Prüfungsaufgabe, insbesondere auch im Hinblick auf den Schutz personenbezogener Daten.
  • Für die Rechnungshöfe stellt sich insbesondere die Frage, wie vor dem Hintergrund der DSGVO mit personenbezogenen Daten, wie z.B. Bürgerdaten, umzugehen ist.
  • Es ist zu klären, ob die Finanzkontrolle im zu betrachtenden Fall Erst- oder Zweiterheber von personenbezogenen Daten ist.
  • Im Hinblick auf konkrete Fragestellungen sollte auf die Kommentare zur DSGVO zurückgegriffen werden.

Open Government und Transparenz

  • Eine bürgerorientierte Gestaltung von Staat und Verwaltung ist dauerhaft zu verankern.
  • Der Trend zum Open Government bedeutet offener und verständ­li­cher Haushalt (siehe „Open Budget Index“ ä) und somit die Ge­währ­leistung von Transparenz.
  • Wunsch der Bürger nach transparentem Regierungs- und Ver­wal­tungs­handeln
  • Veränderte Kommunikation in Gesellschaft und Verwaltung: Trans­pa­renz kann zu einem höheren Vertrauen des Bürgers in Staat und Unternehmen führen und damit steigender Staats- und Politik­ver­dros­senheit sowie Populismus und „Fake News“ vorbeugen.
  • Offene Vergabeverfahren tragen zur höheren Transparenz bei.

Konsequenzen für die Finanzkontrolle

  • Überzeugende Argumentation und Information der Rechnungshöfe gegenüber Parlament, Medien und Bürgern
  • Wirksame Presse- und Öffentlichkeitsarbeit erfordert Relevanz und Belastbarkeit der Prüfungsergebnisse
  • Kontradiktorisches Verfahren ä der Rechnungshöfe
  • Transparentes, faires Verfahren im Umgang mit den geprüften Stellen

Die Vielzahl und die Unterschiedlichkeit der externen Einflussfaktoren unterstreichen die Komplexität der Rahmenbedingungen, auf die eine innovative Finanzkontrolle eingehen und denen sie sich stellen muss. Es wird deutlich, dass es ein „Weiter so!“ nicht geben kann. Vielmehr sind alle Be­teiligten, Verwaltung und Finanzkontrolle, aufgerufen, sich bewusst mit den aktuellen Veränderungen auseinanderzusetzen und gemeinsam Lösungswege zum Wohl der Bürger zu entwickeln. Dabei stellten sich die Teilnehmenden des Arbeitskreises die Frage, welche internen Faktoren die Finanzkontrolle besonders berücksichtigen muss, um diesen Verän­de­rungen aktiv, aber auch erfolgreich zu begegnen.
Nachfolgend sind die wesentlichen internen Erfolgsfaktoren mit ihren Teil­aspekten dargestellt.

Interne Erfolgsfaktoren

Ziele und Werte

  • Ein faires Verfahren sicherstellen, d. h., jederzeitige Transparenz für den Geprüften über Ziele und Stand des Verfahrens sowie die Mög­lichkeit, sich mehrfach in das Prüfungsverfahren einbringen zu können.
  • Einigkeit über Sachverhalte/Daten herstellen, diese Einigkeit do­ku­men­tieren (z. B. Protokoll, Bestätigung der Datenrichtigkeit) und im weiteren Verfahren dann „nur noch“ die Bewertungen und Empfeh­lun­gen diskutieren. Durch den offenen Austausch soll eine (gemein­same) Problemlösung angestoßen werden. Ziel ist es, eine faire und praxisorientierte Rolle im Veränderungsprozess einzunehmen.
  • Ein faires Verfahren ist gleichfalls wesentlich für die Wirksamkeit der Finanzkontrolle: nur relevante und belastbare Ergebnisse sowie überzeugende und adressatengerechte Informationen können Verän­de­rungsimpulse geben!
  • Unabhängigkeit als Erfolgsfaktor: Formelle und materielle Unab­hän­gig­keit ist notwendig und Voraussetzung für wirksame Finanz­kon­trol­le.
  • Wirtschaftlichkeitsgrundsatz gilt auch für die öffentliche Finanz­kon­trol­le: Prüfungsökonomie bedeutet auch Hinterfragen der eigenen Effi­zienz und Effektivität!
  • Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
  • Entwicklung einer „Fehlerkultur“ (Fehler sind Ausgangspunkt für „Ler­nen“ und Verbesserung) vorantreiben.

Aufgaben

  • Prüfung von Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit tritt neben Ord­nungs­mäßigkeit und Rechtmäßigkeit
  • Risikoorientierter Prüfungsansatz: Schwerpunktsetzung stärkt Wirk­sam­keit (relevante Themen) und Wirtschaftlichkeit (zielgerichtet prüfen)
  • Der risikoorientierte Prüfungsansatz sollte auf einem Risiko-Assess­ment gründen. Dieses ist infolge der besseren Verfügbarkeit von Daten – auch im Vorfeld von Prüfungen – aussagekräftig möglich.
  • Prüfung der Verwaltungsorganisation und -prozesse ist ein wichtiger Bestandteil des risikoorientierten Prüfungsansatzes.
  • Prüfung als Element der Führungsunterstützung für die Entschei­dungsebene
  • Unterstützung der Legislative (Parlament, Gemeindevertretung) bei der Kontrolle der Exekutive (Regierung und Verwaltung)
  • Nicht mehr ausschließlich Prüfungen ex post, sondern verstärkt auch zukunftsorientiert und proaktiv

Personal

  • Veränderte Prüfung und veränderte Prüfer
  • Für interdisziplinäre Prüfung ist künftig vielfältige Fachkompetenz notwendig.
  • Wichtig sind analytische Kompetenz und schnelle Auffassung, um komplexe Themen bearbeiten zu können.
  • Methodenkompetenz muss aufgebaut werden, um die unterschied­lichen Prüfungsfelder bearbeiten zu können.
  • Prüfungsmanagement-, Kommunikations-, Konfliktlösungs- und Be­ra­tungs­kompetenzen sind Schlüsselkompetenzen.
  • Integrität, Sachkunde, Sorgfalt, Objektivität, Unabhängigkeit und Qua­li­tät kennzeichnen den Beruf des Prüfers.
  • Es bedarf analytisch ganzheitlich denkender Prüfer, die sich als Im­puls­geber für Veränderungen verstehen.
  • Attraktivität der Prüfungstätigkeit erhöhen (z. B. durch Arbeiten in inter­dis­ziplinären Teams, Rotations- und Fortbil­dungs­mög­lich­kei­ten, hohe Vereinbarkeit von Familie und Beruf etc.)

Methodik und Prozesse

  • Statt belegorientierter Einzelfallprüfung der Ordnungsmäßigkeit mehr System-, IKS- sowie Prozess- und Projektanalyse
  • Veränderte Inhalte führen zu veränderter Prüfungsmethodik
  • Durch veränderte Inhalte, veränderte IT, verändertes Personal sind veränderte Prozesse notwendig
  • Managementinformationssysteme können Grundlage für eine Prü­fung sein. Sie sind auch hilfreich für den risikoorientierten Prü­fungs­an­satz!
  • Prüfungsstandards der Finanzkontrolle weiterentwickeln
  • Unterstützung durch das Abfassen von Prüfungs- und Revi­sions­ord­nungen
  • Verwendung von Prüfsoftware, Checklisten zur Verbesserung der Effizienz und Wirksamkeit der Prüfungstätigkeit
  • Vereinheitlichung und Arbeitserleichterung durch den Einsatz von Musterberichten und Vordrucken

Adressatengerechte externe und interne Kommunikation

  • Die Anforderungen an die Kommunikation der Prüfungsergebnisse sind gestiegen (auch über positive Beispiele berichten).
  • Zielsetzung und Relevanz der Finanzkontrolle deutlich kommu­ni­zie­ren: Öffentliche Finanzen brauchen öffentliche Kontrolle.
  • Überwachung der Verwendung von öffentlichen Mitteln im Interes­se der Bürger. Ziel: Transparenz schaffen, so kann man Vertrauen erhöhen!
  • Werte der Finanzkontrolle bei Kommunikation nach innen wie nach außen beachten
  • Wirksame, adressatengerechte Kommunikation
  • Eine offene Kommunikationskultur innerhalb der Finanzkontrolle und in den einzelnen Prüfeinrichtungen vorantreiben.
  • Mehrwert / Nutzenorientierung der Prüfung verdeutlichen